Aplicaciones de workflow: Automatización de los procesos de la empresa
QUE ES WORKFLOW?
WorkFlow es la definición de los flujos de trabajo, de los procesos internos que se realizan en una empresa y la incorporación de éstos en los sistemas de información corporativos. Con la utilización de esta tecnología se permite ahorrar tiempo y dinero.
Workflow es la automatización de los procesos que se usan diariamente en una empresa. Una aplicación de Workflow automatiza la secuencia de acciones, actividades y tareas usadas para ejecutar los procesos, incluyendo monitoreo en cada instante del proceso, así como las herramientas para administrar el proceso mismo.
Flujo de trabajo es la secuencia de acciones y pasos usados en procesos de negocios. Flujo de trabajo automatizado aplica tecnología al proceso, aunque no necesariamente en cada acción. En esta definición es necesario que más de una persona esté involucrada.
Ejemplo
Winograd y Flores, de Action Technologies, proponen un modelo basado en teorías de lenguaje y comunicación llamado "Coordinador".
Ven a una organización como una "red de compromisos".
Los gerentes realizan conversaciones donde crean, se preocupan e inician nuevos compromisos.
Compromiso para una acción, característica que precede a una acción.
Su modelo de Workflow está basado en este modelo:
o Abrir
o Negociar
o Rendimiento o acción
o Satisfacción o aceptación
Implica cambiar la organización
Los proyectos de Workflow están focalizados en el desarrollo de aplicaciones de diferente tipología, entre las que podemos destacar la diseminación o publicación de información, los circuitos de aprobación de información, los fórums de diferente índole, las bibliotecas o históricos de información y, el seguimiento y trazabilidad de dicha información.
Estos proyectos están concebidos para el almacenamiento, distribución y automatización de los flujos de información, llevando a cabo la Gestión del Conocimiento de su organización de forma rápida, sencilla, eficaz y controlada, tanto para los usuarios como para la personas que la gestionan. Algunos de estos proyectos utilizan habitualmente como soporte el correo electrónico y las firmas electrónicas y, además, están preparados para las nuevas tecnologías de Intranet, Extranet y Internet, con la posibilidad de utilizar estas aplicaciones mediante un simple navegador.
Estos proyectos son implementados básicamente mediante los dos entornos de groupware más extendidos actualmente. Por un lado, el basado en tecnología Lotus, con Notes y Domino; por el otro, el basado en tecnología Microsoft, con Outlook y Exchange.
Con el desarrollo de aplicaciones que cubren de forma específica las diferentes problemáticas de los usuarios en su trabajo cotidiano, obtenemos un mayor provecho de la implantación de estos entornos en su organización, consiguiendo una rápida recuperación de la inversión realizada.
Para el desarrollo de este tipo de proyectos se suele utilizar GXFlow, la herramienta de Workflow de ARTech, la cual se integra naturalmente a GeneXus en aplicaciones generadas en Java, Visual Basic y Visual FoxPro
Por qué usar WorkFlow?
Permite modelar los procesos obteniendo:
Visión clara del proceso
Mejor entendimiento del negocio
Foco en el proceso del negocio
Simplifica la programación de los sistemas.
Simplifica cambios en los procesos, con menor costo y tiempo.
Mejora la eficiencia en los procesos y estandarización de los mismos.
Brinda mecanismos de control y monitoreo de los procesos y tareas.
Reduce el manejo de papeles y documentación.
Flujo de trabajo en imágenes de documentos
Distribuye las tareas en forma automática, siguiendo las reglas de los procesos del negocio.
Workflow tiene sus raíces en imágenes de documentos:
o Scanning
o OCR
o Indexación (archivos estructurados, contenido)
o Almacenamiento
o Registros, archivos, versiones
o Consulta
o Procesamiento del flujo de trabajo
Taxonomías de sistemas de flujo de trabajo
¿Cuánta programación se requiere?
Nivel de programación requerido por usuarios y corporación que adoptan esta tecnología
¿Es un compilador de C un sistema de workflow?
Otro extremo: bloques predefinidos donde el usuario contruye su aplicación
Workflow basado en mensajes o servidores
También se conoce como basado en "e-mail" o en "bases de datos".
Dos enfoques para Workflow basado en mensajes:
o Aplicaciones sobre e-mail mejorado: norificaciones, recibos, formularios, reenvio basado en reglas, llenado automático, firma digital, etc. Suficientes para soportar Workflow liviano, Workflow administrativo y Workflow ad-hoc.
o Aplicaciones apoyadas por e-mail pero con extensiones de Workflow: paquetes de formularios, ruteo secuencial de formularios, monitoreo del progreso en la ruta de un formulario, etc.
Workflow basado en bases de datos:
o Implementado sobre un producto comercial, que generalmente tienen manejo de documentos.
o Algunos están generando sus propios productos Workflow.
o Típico en arquitecturas cliente/servidor.
Poder a los usuarios
"Downsizing" en empresas pretende dar más responsabilidad en desarrollo a los usuarios.
Herramientas generan aplicaciones Workflow desarrolladas por trabajadores especialistas ("knowledge workers").
Workflow pensado como asistentes del trabajador: creatividad, manejo de excepciones, procesamiento de tareas.
Tipos de tecnología Workflow
1. Workflow Transaccional o de Producción
Existen políticas claras y complejas impuestas por la empresa, desarrolladas durante el tiempo.
Bajo nivel de cambios en los procedimientos, con transacciones recurrentes.
Mucho trabajo realizado por personal no calificado: auditorías frecuentes.
Ejemplos: procesamiento de préstamos, pólizas de seguros, procesamiento de reclamos.
2. Workflow Ad-Hoc
Apoyan procesos que pueden cambiar y no tan intensivos en transacciones.
Ejemplos: definición de un nuevo producto, marketing de un producto existente, contratar una nueva persona. Existen fechas límites y responsables, pero éstos pueden cambiar.
3. Workflow Administrativo
Usualmente basado en sistemas de e-mail, maneja tareas administrativas rutinarias.
E-mail con extensiones tales como:
o Creación de formularios simples.
o Ruteo de formularios.
o Iteración para completación del formulario.
o Fechas críticas, notificaciones, alarmas, etc.
Ayuda al procesamiento de trabajo
Al diseñar un sistema de Workflow, considerar objetos involucrados tales como dispositivos, personal, agenda de tareas, etc.
Diseñar diagramas de flujo de datos para procesos de negocios, procedimientos cooperativos, proyectos departamentales y corporativos.
Para generar y evaluar alternativas:
o Dibuje un modelo de información del dominio del problema antes de especificar y diseñar diagramas de flujo de datos y de control. Este modelo debe describir la estructura de los objetos involucrados en los procedimientos, procesos y proyectos (documentos, formularios, carpetas, cardex, etc.)
o Diseñe y construya un modelo de los departamentos, junto con sus roles, grupos y trabajadores especializados. Aquí se debe identificar a los participantes del Workflow.
o Análisis de los flujos de trabajo y datos de los objetos, utilizando herramientas de diseño para identificar relaciones dinámicas de los objetos.
o Evaluación de estrategias de implementación, especialmente aquellas que involucran productos Workflow.
Controlando el flujo de trabajo
Los productos de Workflow muestran cuatro elementos comunes:
Objetivo: Se refiere al flujo de trabajo para completar un objetivo. El objetivo puede ir desde un entregable simple hasta múltiples entregables.
Participantes o nodos participantes: Tipo de participantes tales como trabajadores, procesos, dispositivos, etc. Para que el trabajo fluya, deben existir enviadores y receptores. La forma de definir la semántica de los participantes depende de la herramienta. Los participantes asumen roles.
Flujo o conexión de participantes: Conexión o flujo de información, documentos, instrucciones entre participantes. Varios tipos de control de flujo:
o Por ejemplo, ruteo de documentos. Este puede manejar decisiones dependiendo del estátus, disponibilidad, colas, tráfico, etc.
Documentos y formularios procesados: Tipos de datos a intercambiar entre los participantes.
Más que flujo
En general Workflow se especifica en términos de trabajo y flujo de información entre participantes.
El comité de estandarización "Workflow Management Coalition" (WMC) incluye:
o Actividad: Una pieza de trabajo hecha por una aplicación, un usuario, un paso, un script, un nodo.
o Definición de proceso: Cuando las actividades están unidas por una red, el resultado es la definición de un proceso que incorpora la semántica del flujo de trabajo, incluyendo los punteros que conectan estas actividades. WMC define estas actividades dentro de una "red de actividades".
o Instancia de proceso: Son las activaciones e instancias de un proceso. En un sistema Workflow, las instancias de procesos tienen nombre, se activan y son monitoreadas.
Características y conceptos
Mostraremos componentes de sistemas Workflow:
Definición gráfica de Workflow: diagramas estáticos de flujo de control del Workflow.
Definición de procesos y activación: El proceso captura las reglas y pasos para un procedimiento particular. Luego nodos, conexiones, participantes, periféricos, acciones, reglas, etc. en la definición de una plantilla de Workflow deben asociarse con los objetos que participan en el Workflow.
Monitoreo, estátus y estadísticas. Una de las más importantes características de un Workflow es la habilidad de monitorear el estátus y estadísticas. Información crítica debiese ser automáticamente generada y administrada por el motor Workflow en progreso.
Colas de trabajo: el trabajo se almacena en orden FIFO para su procesamiento.
Cajas: objetos donde almacenar o agrupar tipos de información, tales como folders.
Grupos y roles. Los dispositivos cumplen roles bien definidos y específicos: faxes, impresoras, scanners, etc. En el caso de personas es más complejo: los privilegios de acceso a la información dependen de su rol en la empresa.
Reasignación: permite cambiar o reasignar responsabilidades de un trabajador a otro.
Reglas y condiciones: permiten definir mecanismos de enrutamiento de información. Por ejemplo:
If "Aplicación de crédito" en Nodo "Contratación de Gerente para Aprobación" tiene más de 3 días AND pedido de contratación es URGENTE THEN envíe memo al Gerente de Personal;
Notificaciones: puede ser considerado un caso especial de reglas. Por ejemplo:
SEND RECEIPTS to IF Workflow ha llegado a un cierto estado;
Suspensión y Randezvous: a veces se requiere juntar resultados de varios procesos antes de continuar con otro. Por ejemplo, procesos de aprobación.
Iteración: caso especial de suspensión.
VISIONES EQUIVOCADAS SOBRE LA APLICACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DE WORKFLOW
En esta sección discutiremos y refutaremos los 10 conceptos erróneos más populares sobre la automatización workflow. Estos son:
1.- Automatización Workflow = Re-Ingeniería
2.- Existen cientos de Aplicaciones de Workflow
3.- Workflow se convertirá en parte del Sistema Operativo
4.- La Automatización Workflow es Difícil
5.- Lotus Notes es una Solución de Workflow
6.- Microsoft Exchange es una Solución de Workflow
7.- La WWW es una Solución de Workflow
8.- El software de Formularios Electrónicos es una Solución de Workflow
9.- La Automatización Workflow es para Procesos de Negocios Complejos
10.- La Automatización Workflow es Costosa
MITO #1 : Automatización Workflow = Re-Ingeniería
El primer mito es que la automatización workflow y la re-ingeniería de los procesos de negocios son lo mismo. Este mito está acentuado por la realidad que casi todo artículo periodístico, conferencia, o seminario que trata con la automatización workflow incluye una discusión acerca de la re-ingeniería de los procesos de negocios. Las personas hablan de ellos en la misma frase. Los analistas incluyen la re-ingeniería de los procesos de negocios en sus discusiones acerca de la automatización workflow porque le da a las personas algo más y controversial de qué hablar en vez de solo simple tecnología. Los medios incluyen los procesos de re-ingeniería en las noticias acerca de la automatización workflow porque a los vendedores les gusta enseñar ejemplos de sus productos que han cambiado la forma como los clientes hacen negocios. Y existen muchos más libros de re-ingeniería que de la automatización workflow.
Re-ingeniería y automatización workflow no son lo mismo. Es muy importante para los usuarios entender esta distinción. La automatización workflow es puramente una tecnología de software que provee los medios de automatizar un proceso de negocio. Re-ingeniería es el acto de analizar los procesos de negocios de una compañía y cambiarlos con la meta de mejorarlos en alguna forma. Re-ingeniería implica una combinación de ciencia, arte, habilidades diplomáticas y decisiones de negocios. Las organizaciones pueden automatizar procesos de negocios usando software de automatización workflow sin usar re-ingeniería. De la misma manera, pueden usar re-ingeniería sin ninguna automatización workflow. Las compañías también pueden usar re-ingeniería y como parte del esfuerzo de re-ingeniería instalar una solución de automatización workflow. La automatización workflow puede beneficiar un esfuerzo de la re-ingeniería y viceversa. Pero no hay razón para que sean acopladas e igualadas.
Este mito es uno de los factores detrás de la lenta aceptación de la automatización workflow. La automatización workflow es una tecnología que mejora la productividad, así como procesadores de palabras y hojas de calculo. Sin embargo, los procesos de re-ingeniería implican cambios en la forma en que las organizaciones hacen negocios. Esto fomenta miedo, incertidumbre, políticas, y resistencia a cambios. La adopción es lenta y requiere la compra de muchos individuos. Mientras que la re-ingeniería es explícita o implícitamente igual con la automatización workflow, el miendo, la incertidumbre y la resistencia a los cambios recae sobre la automatización workflow, de está forma demorando su adopción.
MITO #2 : Existen cientos de Aplicaciones de Workflow
Delphi Consulting Group y Patricia Seybold Group, dos de las compañías consultoras más destacadas las cuales investigan la industria de workflow, publican listas de más de 100 vendedores de workflow. Los analistas de la industria citarán una larga lista de productos con capacidad de utilizar workflow. Existen muchos productos en el mercado las cuales anuncian características de workflow en su literatura de mercadeo porque el tema y la tecnología está caliente. Pero hay algo en esto. Workflow no es lo mismo que automatización workflow. Cualquier aplicación que pueda rutear un documento usando correo electrónico o cualquier otro medio puede decir que soporta workflow, porque sí, en realidad la aplicación está haciendo que el trabajo fluya de un individuo a otro. Sin embargo, rutear un documento está lejos de lo que es la automatización workflow.
Considere esta analogía. Existen muchos editores de texto, y capacidades de editar texto pueden ser encontradas en muchas aplicaciones. Nosotros no llamamos a ninguna de estas aplicaciones un procesador de palabras. Usaría Ud. cualquier editor de texto para escribir la próxima carta a sus clientes? La respuesta probablemente es no. a menos que esté realmente desesperado. Y la razón es que un procesador de palabras esta diseñado para producir documentos de calidad fácil y productivamente, y ofrece una gran cantidad de características para realizar esto. De la misma manera, uno debe diferenciar entre habilitado para workflow y software de automatización workflow. Un verdadero software de automatización workflow debe proveer un número de características y capacidades para la automatización de procesos de negocios, que vaya más allá que un simple ruteo de documentos. Estas características esenciales de la automatización workflow son listadas en la siguiente tabla.
Tabla 1: Características Esenciales de la Automatización Workflow
Mapas de Workflow Gráficos
Simulación para pruebas de Aplicaciones de Workflow
Ruteo Basado en Roles
Habilidad de Llamar otros Procesos de workflow
Ruteo Basado en Relaciones
Monitoreo de Workflow
Ruteo Condicional
Estadísticas de Workflow
Agentes de Automatización para usar con Aplicaciones Remotas de Workflow
Instalación y Mantenimiento de Workflow Automáticos
Fácil Interfaces con Base de Datos
Colas de Tareas
Manejo de Excepciones
Cuando este criterio es aplicado, el número de aplicaciones workflow son reducidas a un puñado. Ud. puede preguntar, por qué debería uno aplicar un criterio tan riguroso. La respuesta es simple: los procesos de negocios tienden a complicarse rápidamente. Aún procesos los cuales parecen simples en la superficie, tienden a complicarse cuando mira todas los matices y excepciones en cualquier organización.
MITO #3 : Workflow se convertirá en parte del Sistema Operativo
Otro mito popular es que el workflow se convertirá en parte del sistema operativo. Este mito es mantenido por las predicciones de los analistas de la industria. Por ejemplo, de acuerdo con Tom Koulopoulos del Delphi Consulting Group y uno de los principales analistas de la industria Al final, workflow se desvanecerá en los Sistemas Operativos/escritorios/redes. Dentro de 10 años será transparente . [Citado en Enterprise Reengineering, emisión Ene/Feb 1996]
Nuestro argumento es que la automatización nunca se convertirá en parte del sistema operativo. Bien, por lo menos no en un futuro inmediato. Existen varias razones por la que la automatización workflow no se convertirá en parte del sistema operativo:
Hojas de calculo, procesadores de palabras, y bases de datos han estado en el mercado por mas de 15 años y se han convertido en palabras caseras. Estas tecnologías son ampliamente utilizadas y entendidas, y existen estándares de facto y terminología asociada con ellas. Aún en estos días ninguna de estas tecnologías son parte del sistema operativo. Ellas no son parte del sistema operativo por muchas razones, una de las más importantes es que los usuarios del sistema operativo quieren diversidad y libertad de escoger. El software de la automatización workflow es mucho más nuevo, diverso, menos entendido, y evolucionando más que cualquiera de estas tecnologías. Los usuarios de la automatización workflow demandan más de donde escoger debido a al diversidad y complejidad de los procesos de negocios.
Paquetes de software de contabilidad han estado también en el mercado por largo tiempo, casi desde el advenimiento de las computadoras. Esta es otra área donde hay prácticas comúnmente aceptadas, terminologías y reglas. Todavía no hay ningún sistema operativo que tiene contabilidad como parte del sistema operativo. El software de la automatización workflow es mucho más complejo y diverso que el software de contabilidad.
Los vendedores de sistemas operativos como Microsoft o IBM no podrán cargar mucho más por sus sistemas operativos si incluyen capacidades de automatización workflow en ellos. Así, que incentivo tienen que tener para incurrir en el desarrollo y costos de soporte de la automatización workflow?
Los sistemas operativos están diseñados y optimizados para manejar situaciones estándar. El costo de desarrollo de los sistemas operativos de hoy están en el rango de los millones de dólares. Los procesos de negocios son complejos y llenos de excepciones. Insertar la automatización workflow en el sistema operativo incrementará grandemente el costo y complejidad del desarrollo de estos. Así, aún si los vendedores de sistemas operativos deciden mercadear el software de workflow, algunos de los cuales ya lo han hecho, es mucho más sensato en sentido de negocio hacerlo fuera del sistema operativo en vez de parte del sistema operativo.
Creemos firmemente que la automatización workflow no se convertirá en parte del sistema operativo en un futuro cercano. Estamos convencidos que las soluciones de workflow state of the art usarán en gran medida los servicios construidos dentro del sistema operativo. En verdad, cualquiera solución de workflow buena hoy usa o está integrada con e-mail, OLE, ODBC, Mantenimiento de Archivos, y otros servicios provistos por el sistema operativo.
MITO #4 : La Automatización Workflow es Difícil
Otro mito popular acerca de la automatización workflow es difícil. Desde que se percibe que es difícil, la personas se cohiben de adoptar la tecnología. El mito resulta de varios factores:
Casi todos los intentos por aplicar la automatización workflow se ha enfocado en aplicaciones complejas y misión crítica. Artículos de prensa y discusiones en seminarios se enfocan en aplicaciones de workflow complejas donde el nivel de dificultad es alto.
Muchos gerentes de Tecnología que están generalmente en el centro de la implementación workflow, les gustaría resolver los problemas mas complejos primero. Ellos no son medidos o remunerados por resolver problemas simples.
Muchos vendedores han desarrollado sus aplicaciones de workflow en UNIX o en plataformas main-frame las cuales son bastante complejas y de larga escala. Ha sido solo en un par de años que el software de la automatización workflow se ha movido hacia la plataforma de la computadora personal y se ha enfocado grandemente en el uso fácil.
La automatización workflow no es difícil. Sin embargo, si selecciona un proceso de negocios el cual es difícil, esto significa que el resultado de implementación será difícil. Como cualquier otra tecnología, es la selección del problema el cual está tratando de resolver la que dicta el nivel de dificultad. Los paquetes de automatización workflow como Ultimus pueden ser usados relativamente fácil para implementar soluciones sofisticadas de administración de workflow. El nivel de dificultad envuelto en el desarrollo de una solución Ultimus workflow no es más grande que el de una hoja de calculo sofisticada.
MITO #5 : Lotus Notes es una Solución de workflow
Lotus notes es un producto líder en mercado de grupo. Es una base de datos compartida excelente, con replicaciones sofisticadas y capacidades de desarrollo de aplicaciones. La máquina de mercadeo de Lotus/IBM también han hecho un gran trabajo en posicionar Notes como una solución para una variedad de necesidades de los negocios de compartir documentos en una organización. Esto también ha creado el mito que Lotus Notes es una solución workflow. Esta percepción es aumentada por la verdad que, en la ausencia de otra solución de workflow convincente en el pasado, muchas compañías han usado las capacidades de desarrollo de aplicaciones de Lotus Notes para desarrollar aplicaciones workflow.
Sin embargo Lotus Notes no es una solución de automatización workflow:
Buscar en el Index y la Tabla de Contenido de los manuales de Lotus Notes. Usted no encontrará ninguna referencia sobre la automatización workflow, o a grupos, roles, colas o muchos de los otros conceptos modernos del software de automatización workflow.
Sí, uno puede usar las capacidades sofisticadas de desarrollo de aplicación de Lotus Notes y desarrollar soluciones workflow. Pero esto requiere una inversión significante en programación de macros y scripts para producir una aplicación workflow sencilla. El costo de este desarrollo excede grandemente el costo de usar un software robusto de workflow el cual provee mucho más flexibilidad.
Lotus Notes no soporta ninguna de las características esenciales de la automatización worklfow listadas en Tabla 1.
Una edición separada titulada 40 Características de la Automatización Workflow las Cuales No Encontrará en Lotus Notes provee más detalles acerca del mito de Lotus Notes como una solución de automatización workflow.
MITO #6 : Microsoft Exchange es una Solución de Workflow
Microsoft Exchange es la primera incursión de Microsoft en el mercado grupos. Este nuevo producto es principalmente una plataforma de correo electrónico robusta y empresarial la cual utiliza la última tecnología de cliente/servidor. Microsoft ha añadido dos capacidades en Microsoft Exchange la cual provee capacidades de grupos:
La habilidad de crear carpetas públicas y privadas. La habilidad de diseñar formularios electrónicos que pueden ser usados con aplicaciones de Visual Basic.
Aunque estas y otras características de Microsoft Exchange son importantes, estas no lo hacen una solución de automatización workflow. Microsoft Exchange no soporta ninguna de las características esenciales de la automatización workflow listadas en la Tabla 1.
Como Lotus Notes, uno puede usar muchas de las características de Microsoft Exchange, y especialmente su soporte de aplicaciones de desarrollo de Visual Basic, para desarrollar aplicaciones de workflow. Pero esto requiere una programación significante y al final uno podría estar recreando las mismas características que ya están disponibles en aplicaciones workflow existentes como Ultimus.
Como Lotus Notes, Microsoft Exchange provee la infraestructura y facilidades para soluciones de automatización workflow sofisticadas. No es una solución para la automatización workflow.
MITO #7 : La WWW es una Solución de Workflow
En estos días la Internet y la WWW están consideradas como una solución para todo, incluyendo a la automatización workflow! La percepción común es que desde que la WWW provee acceso gratis e instantáneo a documentos en cualquier lugar del mundo, puede ser usado fácilmente para la automatización workflow. No puede haber nada más lejos de la verdad.
La WWW es un gran medio de distribución de información. Pero esta información es distribuida usando el modelo halar. El individuo que recibe la información debe buscarla, por ej. halarla. La automatización workflow por otro lado requiere la administración proactiva de procesos de negocios. Este usa el modelo de empujar para empujar un proceso de negocio a su conclusión. Esto requiere la notificación activa de usuarios que tienen tareas que realizar. No puede depender en que un participante podría visitar una página para realizar su tarea.
La WWW provee un excelente medio de transmitir información de un punto a otro a muchos individuos. Es por lo tanto grandioso para compartir información. Sin embargo, para la automatización workflow, compartir no es el tema. Actualmente compartir es peligroso porque muchos procesos de negocios manejan información la cual es confidencial! El requerimiento clave de la automatización workflow es el ruteo controlado de tareas basado en roles y relaciones, asegurando que las tareas sean realizadas en espacio de tiempo apropiado, y que las tareas sean medidas y reportadas. La WWW no provee ninguna de las capacidades esenciales de workflow listadas en la Tabla 1.
MITO #8 : El software de Formularios Electrónicos es una Solución de Workflow
Otro mito popular es que el software de formularios electrónicos proveen una solución de automatización workflow. Es cierto que los formularios electrónicos son usados comúnmente en la automatización workflow. Sin embargo, los formularios electrónicos son solo uno de los muchos aspectos de la automatización workflow. Por ellos mismos, los formularios no proveen automatización workflow. Como el Microsoft Exchange y Lotus Notes, si utiliza software de formularios electrónicos para automatización workflow encontrará que para crear soluciones robustas necesitará realizar una considerable programación en scrip y macros, y el producto final solo tendrá algunas de las características de las aplicaciones de automatización workflow de hoy.
El software de formularios electrónico no provee ninguna de las características esenciales de automatización workflow listadas en la Tabla 1. Una edición separada titulada Aún el Mejor Software de Formularios no Tiene Características Esenciales de Workflow describe las muchas razones porque el software de formularios electrónicos no es una solución de automatización de workflow.
MITO #9 : La Automatización Workflow es para Procesos de Negocios Complejos
La automatización workflow tiente la reputación de ser conveniente solo para procesos de negocios complejos. Esto es el resultado de varios factores:
Los paquetes de software de automatización workflow convencionales son muy caros. La compra y el costo de implementar estos paquetes de software los hace prohibitivos para la automatización de procesos de negocios simples. Estos paquetes han sido implementados para aplicaciones de producción de workflow complejas, de misión crítica, donde la automatización puede producir un retorno de inversión razonable. Vendedores y usuarios se han enfocado naturalmente en automatizar problemas de negocios complejos.
Por razones similares, analistas de workflow también recomiendan que compañías automaticen los procesos de negocios complejos primero. No es simplemente económico en muchos casos incurrir en el costo de software e implementación para un simple proceso. Este consejo vuela en la cara del sentido común. Gatear antes que caminar, y caminar antes de correr.
Finalmente, existe un dilema, Gerentes de IS son medidos por su habilidad de resolver problemas complejos porque en esto es lo que se enfocan los altos gerentes. Naturalmente, Gerentes de IS gravitan hacia soluciones de problemas complejos, y estas soluciones son en sí complejas y costosas!
Todo esto está cambiando. La rápida implementación de aplicaciones de escritorios y el incremento en disponibilidad de soluciones de workflow state of de Art mas económicas han hecho posible que los negocios se enfoquen en problemas de workflow rutinarios. El costo de estas soluciones y su fácil implementación ha reducido el tiempo de retorno de la inversión. En verdad, los negocios están empezando a realizar que para realmente beneficiarse de la automatización workflow, ellos deben aprender que la experiencia de la automatización workflow que no es compleja, y entonces atacar workflows más complejos.
MITO #10 : La Automatización Workflow es Costosa
Este concepto errado tan común tiene sus raíces en la historia de la automatización workflow. Como mencionábamos anteriormente, el software de la automatización workflow ha evolucionado de los intentos por resolver los problemas de negocios complejos usando herramientas y tecnologías las cuales son muy costosas. Una nueva generación de herramientas ha evolucionado la cual usa la última tecnología de software para dar soluciones que no sean costosas considerando todos los beneficios que estas proveen. Estas nuevas herramientas le brindan ahorro en diferentes formas:
1. Ellas en si no son costosas.
2. El software de workflow tradicional trató de crear la infraestructura computacional para la automatización workflow. Herramientas modernas, tales como el software de Ultimus Workflow, influencia la infraestructura computacional existente. La última es más económica que la primera.
3. Herramientas modernas de automatización workflow como Ultimus, usan herramientas de desarrollo de aplicaciones gráficas extensivamente, en vez de depender en programación, scripting o macros. Esto reduce el tiempo de desarrollo y mantenimiento de la aplicación, de ese modo cortando dramáticamente el costo de implementación.QUE ES WORKFLOW?nullQUE ES WORKFLOW?